مقدمه
تولید چابک شامل فرآیندها و ابزارهایی در تولید محصولات جهت پاسخگویی سریع به نیازهای مشتریان و تغییرات بازار است بدون تغییر در کیفیت و هزینه است. این مفهوم یکی از مفاهیم برخواسته از سازمان چابک در پاسخ به بازارهای رقابتی و سرشار از تغییر است. این روش توسط تولیدکنندگانی که خود را برای افزایش عملکرد آماده میکنند، به عنوان استراتژی موفق پذیرفته شده است. هدف سیستم تولید چابک قراردادن شرکت جلوتر از رقبای آن است. تولید چابک در محیط رقابتی امروز نوعی توانایی در شرکت ایجاد میکند تا بتواند به تغییرات سریع بازار پاسخگو باشد. چنین سازمانهای محصولاتی با کیفیت بالا، بدون اشکال، با زمان انتظار کوتاه، همراه با ارتقا و قابلیت شکل دهی مجدد تولید میکنند.
چابکی تولید یکی از قابلیتهای پویای سازمان در صنایع تولیدی و مدیریت تولید است. مفهوم تولید چابک میتواند سطوح مدیریت سازمان را کاهش داده و در نتیجه فرایند تصمیمگیری را تسهیل کند. سازمانهای تولیدی چابک در پاسخ به شرایط متغیر بازار، سریع و منعطف هستند، آنها قدرت عقلانی کارکنان را به جای قدرت ماهیچهای آنها، اهرم میکنند. برای افزایش اثربخشی تیمهای چندوظیفهای توسعه محصول، کمپانیها از تکنیکهای هدفگذاری استفاده میکنند. هدفگذاری بین استقلال این تیمها با اهداف کمپانی که ممکن است شامل سطوح کیفیت و زمانبندی باشد، تعادل برقرار میکند. مدیریت این تیمها باید منعطف و مستعد تغییرات مداوم باشد. جریان اطلاعات در داخل این سازمانها یکنواخت و پیوسته است.
تعریف چابکی در تولید
واژه چابک در فرهنگ لغات به معنای «حرکت سریع، چالاک، فعال»، «توانایی حرکت به صورت سریع و آسان» و «قادر بودن به تفکر به صورت سریع و با یک روش هوشمندانه» به کار گرفته شده است. چابکی ناشی ازتولید چابک است و تولید چابک مفهومی است که طی سالهای اخیر عمومیت یافته و به عنوان استراتژی موفق، توسط تولیدکنندگانی که خود را برای افزایش عملکرد قابل ملاحظهای آماده میکنند، پذیرفته شده است.
هدف این تولیدکنندگان مطرح شدن به عنوان رهبر درسطح ملی و بینالمللی (در یک بازار رقابتی که نیازهای مشتریان به صورت دائم درحال تغییر است) میباشد. در چنین محیطی، بنگاه باید توان تولید همزمان محصولات متفاوت و با طول عمر کوتاه، طراحی مجدد محصولات، تغییر رویههای تولید محصولات و پاسخگویی کارا به تغییرات را داشته باشد. درصورت داشتن چنین توانمندیهایی بنگاه تولیدی چابک خواهد بود. بلیک میشل چابکی را چنین تعریف میکند: «توانایی سازمان جهت بقا و پیشرفت در یک محیط کسب و کار غیرقابل پیش بینی و دائماً درحال تغییر».
همیشه مشتریان خواهان محصولاتی با کیفیت بالاتر، قیمت مناسبتر و طراحی بهتر هستند. این اهداف با استفاده از تکنیکهای اتوماسیون سنتی قابل حصول نبوده و ما نیازمند سیستمهای تولیدی جدیدی هستیم تا نیازهای مشتریان را برآورده سازیم. در اینجا به تشریح سیستم تولیدی جدیدی به نام چابک میپردازیم که هدف آن «قراردادن شرکت ما جلوتر از رقبایمان» است.
تعریف تولید چابک
تولید چابک جهت بقا و پیشرفت در محیط رقابتی (که تغییرات در آن دایمی و پیشبینی نشده است) نوعی توانایی ایجاد میکند تا بتواند به تغییرات سریع بازار پاسخگو باشد. براساس این تعریف، تولید چابک شامل انعطافپذیری سیستم مکانیکی در تولید محصول و مفاهیمی مانند: توانمندسازی کارکنان، روابط نزدیک بین تولیدکننده و تامینکننده، کیفیت جامع، و مهندسی مجدد شرکتهاست.
تولید چابک یک سیستم تولیدی که علاوه بر تولید محصولات متنوع و کارا، قابلیت سازگاری (تطبیق) با تغییرات در طراحی و ترکیب محصولات، و شکلدهی مجدد را دارا باشد. به عبارت دیگر یک سیستم تولیدی با توانمندیهای فوقالعاده جهت ارضای نیازهای متغیر بازار است. چنین سیستمی توانایی تغییر سریع مدلهای محصول و خطوط تولید را داراست و به طور نسبتاً مطلوبی، به نیازها و خواستههای مشتریان به صورت واقعی و به موقع پاسخگوست.
بعضی از نظریه پردازان تولید چابک را به عنوان یک سیستم میدانند، برخی آن را سیستمی میداند که به طور همزمان محصولات متفاوتی را بدون نیاز به تجدید سازمانی و تعطیلی درکار، تولید میکند. بعضی از نظریه پردازان دیگر به تولید چابک به عنوان یک استراتژی مینگرند برخی آن را به عنوان یک استراتژی اصلی، جهت رقابت دانسته و بر این عقیدهاند که هدف، کسب مزیتهای رقابتی قابل نگهداری در فضای بازار است. برخی نیز آن را به عنوان یک استراتژی میدانند که میتواند شرکتی مجازی یا منعطف را ایجاد و با این کار انتظارات مشتریان را برآورده کند. این استراتژی جهت ورود سریع به قسمتهای کوچکی از بازار است که شرکت قادر به ارضای نیاز و خواسته مشتری است. هر سازمانی تمام تلاش خود را میکند تا چابک شود.
عناصر اصلی متد چابک
در ادامه جواب دادن به سوالهایی معنی تولید چابک چیست ؟ باید بگوییم که نقشها، اجزا و گامهای متعددی وجود دارند که از بخشهای اساسی متد چابک هستند. متد چابک، اصطلاحات مخصوص به خود را دارد.
- وزر استوری: به هر ویژگی گفته میشود که میخواهید محصولتان آن را داشتهباشد.
یوزر استوری، اغلب روی یک کارت یا کاغذ چسبدار رنگی، یا استیکر نت مجازی نوشته میشود. یک یوزر استوری باید هدف خود را به شیوهای مختصر و صریح بیان کند. یکی از این مثالها را ببینید:
«به عنوان [نقش یا عنوان درخواست کننده]، من [یک ویژگی] را میخواهم تا [یک مزیت] را ایجاد کنم».
برای بازاریابی، یوزر استوری چیزی شبیه به این خواهد بود :
«بهعنوان مدیر بازاریابی، میخواهم به هر یک از مقالههای وبلاگ، یک آیکون فیس بوک اضافه شود تا از این طریق، خوانندگان را تشویق کنیم که مقالهها را با مخاطبان خود به اشتراک بگذارند.»
- صاحب محصول: صاحب محصول، فرد دوراندیشی است که برای خروجی نهایی پروژه برنامهریزی میکند. این شخص تصمیم میگیرد که پروژه شامل کدام یوزر استوری باشد و نتیجه مورد نظر پروژه را به گروه اعلام میکند.
- اسکرام مستر: یا رهبر اسکرام، مسئول موفقیت عملیاتی پروژه است. او برگزاری جلسات را تسهیل میکند، وظیفهی رسیدگی به اعضای تیم را دارد تا از مهیا بودن آنچه که برای انجام وظایف افراد لازم است، مطمئن شود و مراقب اجرای پروژه در مسیر مطلوب باشد.
- تیم : شما به گروهی از افراد نیاز دارید که شما را در توسعه و انتشار محصولتان یاری کنند. تیم میتواند شامل نویسندگان، طراحان، مدیران خلاق، توسعه دهندگان، متخصصان اطمینان کیفیت و متخصصان داده باشد.
- اسپرینت: یک اسپرینت بهدورهی زمانی گفته میشود که در آن تعداد مشخصی از یوزر استوریها باید تکمیل شوند. تیم با شرکت در جلسهی برنامهریزی اسپرینت، تصمیم خواهد گرفت که یک اسپرینت مشخص، شامل کدام یوزر استوری باشد و اینکه چند اسپرینت لازم است تا پروژه تکمیل شود. طول مدت اسپرینت برای پروژههای نرمافزاری معمولا دو هفته است اما برای پروژههای بازاریابی ممکن است کوتاهتر باشد. زیرا بازاریابها اغلب از ابزارهایی مثل Marketo، ExactTarget، یا WordPressاستفاده میکنند تا کارها را سریعتر کرده و نیاز به کدنویسی را محدود کنند. این زیر-پروژهها اغلب در مدت کوتاهتری به اتمام میرسند.
- بکلاگ محصول: بکلاگ محصول در واقعیک لیست کاری است. در محیط اسکرام، بکلاگ به مجموعهای از یوزر استوریها برای یک چرخهی اسپرینت مشخص گفته میشود. هر یوزر استوری در یک زمان تخمینی، تکمیل میشود و اولویتبندی یوزر استوریها، به عهدهی صاحب محصول است. بکلاگ محصول، موجب شفافسازی عملکرد پروژه میشود و نشان میدهد که آیا پروژه در مسیر مورد نظر حرکت میکند یا نه.
- اسکرام روزانه: یاجلسه روزانه، جلسهی کوتاه و ایستادهای است که با حضور همهی ذینفعان برگزار میشود. طول آن حدود ۷ الی ۱۵ دقیقه بوده و توسط اسکرام مستر، مدیریت میشود. هدف این جلسه، ایجاد یک گرد هم آیی کوتاه برای صحبت در مورد دست یافتههای روز قبل، و کارها و موانع پیش رو در همان روز است. اسکرام مستر از این جلسه برای حرکت دادن پروژه در مسیر مورد نظر و تعیین نحوهی عملکرد پروژه استفاده میکند و هرگونه مانعی را که از تکمیل به موقع پروژه جلوگیری میکند، تشخیص میدهد.
- جلسه یگذشتهنگر: پس از تکمیل همه ی بخشها و انتشار برنامه، برای ذینفعان پروژه خیلی مهم است که جلسهای داشته باشند و درمورد اینکه چهچیزهایی خوب بوده و چه چیزهاییدر پروژهی بعدی قابل ارتقا است، به گفتگو بپردازند. حتی مشتری یا نمایندهی مشتری در شرکت شما (مثلا کارشناس فروش) بهتر است در این جلسه حضور داشته باشد.
فرآیند چابک در هفت مرحله
پس از پرداختن به نقشها و بخشهای مختلف متد چابک و آشنایی با جواب معنی agile یا تولید چابک چیست ، مروری بر کل فرآیند میکنیم:
- صاحب محصول، خلاصهای از هدف، ویژگیهای مطلوب، اجزای محصول نرمافزاری یا ایدهی بازاریابیها تهیه میکند.
- گروه کاری انتخاب شده و لیستی از یوزر استوریهای مدنظر نوشته میشود.
- اسکرام مستر، جلسهی برنامهریزی اسپرینت را ترتیب میدهد. به هر یک از یوزر استوریها، زمانی اختصاص داده میشود. یوزر استوریها انتخاب شده و در اسپرینتهایی که از متد کانبان استفاده میکنند، قرار میگیرند. نقشها تعیین میشوند و زمانبندی اسپرینتها تا زمان تحویل پروژه مشخص میشود.
- تولید آغاز میشود و اسکرام مستر هر روز جلسهای را برای ردیابی پیشرفت و موانع راه برگزار میکند.
- از بکلاگ محصول برای پیشرفت کار استفاده میشود.
- محصول منتشر میشود.
- به منظور ایجاد بازخوردهایی برای استفاده در پروژههای آتی، یک جلسهی گذشتهنگر تشکیل میشود.
مزایای سازمانی حاصل از تولید چابک چیست ؟
- سازمان با سرعتی بالا به سمت اهداف تعیین شده حرکت می کند.
- با ثبات یافتن سازمان و رسیدن به اهداف، قیمت خدمات کاهش یافته و کیفیت آن افزایش می یابد.
- میزان بودجه ای که باید به زمینه فناوری اطلاعات اختصاص یابد، کاهش می یابد.
- سازمان در ازای سرمایه گذاری کردن در زمینه فناوری اطلاعات ارزش به دست می آورد.
- سازمان توانایی به وجود آوردن تغییرات در روندهای کاری و فرایندها را به دست می آورد و درنیتجه عملیات کاری بهبود می یابد. درواقع ساختار فرایندهای سازمانی بهبود می یابد.
- هماهنگی لازم بین سرویس دهندگان فناوری اطلاعات برقرار می شود.
- رضایت کارمندان سازمان از کار افزایش می یابد و تلاش آن ها برای کسب مهارت بیشتر می شود.
- سرعت پاسخگویی به درخواست های مشتریان افزایش می یابد.
- توانایی سازمان برای پاسخگویی مناسب به رویدادها و تغییرات غیرقابل پیش بینی افزایش می یابد.
نتایج حاصل از چابکی
چابکی، توانایی دولت برای عرضه محصولات و خدمات با کیفیت بالا را ارتقاء داده و در نتیجه عامل مهمی برای اثربخشی میگردد و توانایی دولت را برای کامیابی در محیط متغیر و غیرقابل پیشبینی کسب و کار به همراه دارد. سازمانهای چابک فراتر از انطباق با تغییرات میاندیشند و متمایل به استفاده از فرصتهای بالقوه در یک محیط متلاطم و کسب یک موقعیت ثابت بهخاطر نوآوریها و شایستگیهای خود هستند. سازمان چابک سازمانی است که با تغییرات، احاطه شده و به سرعت به نیازمندیهای بازار پاسخ میگوید.
چابکی یکی از مباحثی است که چندین حوزه از مدیریت تا کارکنان سامانه را در بر میگیرد. سازمانهای چابک در پاسخ به شرایط محیطی، سریع و منعطف هستند؛ آنها قدرت عقلایی کارکنان را به جای قدرت ماهیچههای آنها اهرم میکنند که از آن به عنوان یک روش پیشکنشی برای انعطافپذیری به پاسخ سریع در مقابل نیازهای مشتریان تعبیر میشود. سازمان چابک علاوه بر بعد فنی از شکلهای جدید سازماندهی، به کارگیری منابع و نیروی انسانی و فناوریهایی که مهارت و دانش نیروی انسانی حداکثر بهره زمانی را میبرند استفاده کرده و ضمن برقراری یکپارچگی میان سه عامل نیروی انسانی، فناوری و سازمان، سیستمی یکپارچه و هماهنگ را ایجاد مینماید.
بسیاری از دولتها به رویکردهایی چون سازمان مجازی و تیم مجازی روی میآورند تا چابکی سازمانی را بهبود داده و از لحاظ جهانی توسعه یابند. چابکی دولت ممکن است یکپارچهسازی فرآیندها، اعضا و نیز ویژگیهای سازمان با تکنولوژیهای پیشرفته به نظر آید. چابکی از دولت میخواهد تا در ادغام فناوری، کارکنان و مدیریت با زیربنای ارتباطی عجله و شتاب کند تا به نیازهای متغیر مشتریان در محیط بازاری که دارای تغییر مداوم و پیشبینی نشده میباشد، واکنش نشان دهد.
به طور کلی میتوان منافع حاصل از چابکی دولت را اینگونه بر شمرده میشوند:
- پیشبرد سریعتر سازمان به اهداف کاری.
- هماهنگی سریعتر با قوانین و دستورالعملهای جدید.
- خدمترسانی بهتر، دوام سازمان.
- عکس العمل سریعتر و بدون دغدغه به ضربالعجلهای ناگهانی.
- خلاقیت و کشف فرآیندهای ابتکاری به انعطافپذیری و آزادی عمل بیشتر کارمندان.
- کسب ارزش از سرمایهگذاری IT.
- کاهش حجم بودجهی اختصاصی به IT.
- برقراری هماهنگی لازم بین سرویس دهندگان IT .
- توانایی سازمان در تغییر فرایندها و بهبود عملیات کاری.
- پاسخگویی سریعتر دولت به نیازهای مشتری، افزایش رضایت کارکنان.
- سازمان به خوبی پاسخگوی تغییرات میباشد.
- مهارتهای کارکنان توسعهی قابل توجهی مییابد.
- ارزشهای کاری افزایش مییابند.
- کنترل سازمانی بهبود قابل توجهی مییابد.
- پیشرفت ساختار فرایندهای سازمانی.
- افزایش کارایی سازمان به دلیل کاهش هزینهها.
- کسب برتریهای تکنولوژیکی.
- بهبود کنترل هزینه.
در عصر ارتباطی امروزه چابکسازی به عنوان ویژگی کلیدی دولت، اهمیتی فوقالعاده در محیط پیچیده دارد و یکی از ضرورتهای دولت کنونی، ایجاد دولت چابک به همراه کارکنانی چابک برای پرورش نیروی متخصص توأم با ویژگی چابکی است که در محیط فعالیت به همراه مخاطرههای گسترده و یا بهعبارت دیگر، عدماطمینان بالا، بتواند به سرعت به نیازها و تغییرها پاسخگو باشد.
دولت چابک فرآیندها و افراد سازمان را با فناوری پیشرفته همگام میسازد و نیازهای مشتریان را براساس محصولات و خدمات باکیفیت خود و در یک قالب زمانی نسبتا کوتاه رفع میکند. نیاز به چابکی، مبتنی بر افزایش نرخ تغییر در محیطی است که سازمان ها را وادار به پاسخ پیشکنشی به تغییرات میکند. دولتهای چابک فراتر از انطباق با تغییرات میاندیشند و به استفاده از فرصتهای بالقوه در یک محیط متلاطم و کسب یک موقعیت ثابت به دلیل نوآوریها و شایستگیهای خود متمایل هستند که در ایران با توجه به مشکلات فراوان دولتها باید به این سمت حرکت کنند.
تهیه کننده : سید امید جعفریان، راضیه حدادبندری
ناظر علمی : دکتر پیام رضایی
اتاق بازرگانی، صنایع، معادن و کشاورزی هرمزگان